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Dipl.-Kauffrau Andrea Jebens unterstützt Unternehmen als virtuelle Assistenz mit Fokus auf Büroorganisation, Zahlen und Personal.

Das Angebot richtet sich an KMU, Startups und Einzelunternehmer, die Aufgaben im Backoffice auslagern oder kurzfristig Unterstützung benötigen, etwa als Urlaubs oder Krankheitsvertretung. Im Zentrum stehen virtuelles Office Management und Sekretariat, die Strukturierung von Abläufen sowie die Ordnung und Pflege von Arbeitsunterlagen. Dazu gehört auch die Prozessoptimierung inklusive Digitalisierungsverfahren, um wiederkehrende Tätigkeiten klar zu definieren und effizienter zu gestalten.

Ein wesentlicher Leistungsbereich ist die vorbereitende Buchhaltung. Andrea Jebens übernimmt dabei unter anderem die Rechnungsstellung sowie die Überwachung von Zahlungs Ein und Ausgängen. Auf Wunsch behält sie das Mahnwesen im Blick und kontrolliert den Liquiditätsplan. Ergänzend unterstützt sie beim Controlling, indem gemeinsam Steuerungsmechanismen und Routinen eingeführt werden, die helfen, das eigene Business besser zu verstehen, zu beurteilen und zu lenken. Als Schnittstelle zum Steuerbüro sorgt sie dafür, dass Informationen und Unterlagen geordnet vorliegen und Prozesse sauber ineinandergreifen.

Neben Zahlen und Organisation deckt das Portfolio Aufgaben im Personalwesen ab. Dazu zählen Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Recruiting sowie das Anwerben von Personal mit ungewöhnlichen Mitteln. Auch die Gestaltung von Firmenevents und ein Privatsekretariat werden als Bestandteile genannt. Die Zusammenarbeit ist flexibel angelegt, mit transparenter Abrechnung sowie der Möglichkeit, minutengenau oder in einem festen Budgetrahmen zu arbeiten.

Für die operative Umsetzung nutzt Andrea Jebens gängige Tools aus dem modernen Remote Arbeitsalltag. Dazu gehören MS Office und Google Workspace sowie Asana, MS Teams, Slack, Zoom und Canva. Im Personalbereich arbeitet sie mit Software wie Personio und Softgarden, in der Buchhaltung unter anderem mit Lexware Office, Papierkram, SevDesk sowie Modulen im DATEV Umfeld. Damit eignet sich die Unterstützung besonders für Teams, die bereits digital arbeiten oder ihre Abläufe konsequent digitalisieren wollen.

Ergänzend stellt Andrea Jebens praxisnahe Inhalte zu typischen Themen aus Buchhaltung und Backoffice bereit, etwa zu Reisekostenabrechnung, Einkommensteuervorauszahlung, E Rechnung Pflicht 2025, dem Wechsel von Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, Businesskennzahlen sowie zur Formulierung einer Stellenausschreibung für eine virtuelle Assistenz. Weitere Informationen zum Angebot finden sich unter https://www.andreajebens.de.