dokutar – IT & Software

dokutar ist ein Online Tool, das Unternehmen, Freiberufler sowie Steuerberater bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD unterstützt. Der Dienst strukturiert die Erfassung der relevanten Informationen über einen geführten Fragenkatalog und erstellt daraus eine fertige Dokumentation, die sich als PDF ausgeben und für Prüfungen bereitstellen lässt. Damit wird ein zentraler Baustein für die nachvollziehbare und nachprüfbare Verarbeitung und Aufbewahrung steuerlich relevanter, digitaler Unterlagen abgedeckt.

Im Kern hilft dokutar dabei, die typischen Bestandteile einer Verfahrensdokumentation konsistent zu erfassen, darunter allgemeine Angaben, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Der Ansatz ist darauf ausgelegt, ohne umfangreiche Vorkenntnisse durch die notwendigen Inhalte zu führen und die Dokumentation bei Änderungen fortzuschreiben. Regelmässige Aktualisierungen unterstützen dabei, die Dokumentation an geänderte Vorgaben anzupassen.

Zu den abgedeckten Themenbereichen zählen unter anderem Belegablage, Kassenführung, ersetzendes Scannen und IT Dokumentation. Für die Belegablage lassen sich Belegarten, Ablageorte und bei Nutzung eines Dokumentmanagementsystems auch DMS Angaben und Indexierungslogiken erfassen. In der Kassenführung können mehrere Kassen abgebildet werden, inklusive Zuständigkeiten und Ablage relevanter Nachweise. Beim ersetzenden Scannen werden Prozessschritte wie eingesetzte Hardware, Freigaben, Lesbarkeitskontrollen und Vernichtung von Belegen dokumentiert. Die IT Dokumentation ermöglicht das Festhalten von eingesetzter Hard und Software, Zuständigkeiten, Backups und weiteren Rahmenbedingungen der digitalen Verarbeitung.

Ergänzend stellt dokutar vordefinierte Geschäftsprozesse bereit und ermöglicht bei Bedarf die Anlage individueller Prozesse. Zudem lassen sich ergänzende Unterlagen wie Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanleitungen anhängen, um vorhandene Dokumente in die Gesamtdokumentation einzubinden. Ein zentrales Element ist die Versionierung: Festgeschriebene Versionen erhalten Versionsnummer und Versionsdatum und können anschliessend nicht mehr verändert werden, wodurch Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Für wiederkehrende Angaben bietet dokutar die zentrale Verwaltung von Listen, etwa zu Mitarbeitern, externen Dienstleistern, Hardware, Software, Zugangsgruppen und Ablageorten, die sich in den Fragekatalogen über Auswahlfelder konsistent verwenden lassen. Für Beratungsumfelder ist eine mandantenfähige Nutzung vorgesehen, sodass Steuer und Unternehmensberater Verfahrensdokumentationen für Mandanten erstellen und verwalten können. Ergänzende Inhalte wie Blog, Glossar, FAQ sowie Hilfe und Tutorials unterstützen die Einordnung wichtiger Begriffe und typischer Fragestellungen rund um GoBD, Betriebsprüfung und Kassen Nachschau. Weitere Informationen unter https://www.dokutar.de.