dokutar.de

dokutar ist ein Online Tool, das Unternehmen, Freiberufler sowie Steuerberater bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD unterstuetzt. Der Dienst strukturiert die Erfassung der relevanten Informationen ueber einen gefuehrten Fragenkatalog und erstellt daraus eine fertige Dokumentation, die sich als PDF ausgeben und fuer Pruefungen bereitstellen laesst. Damit wird ein zentraler Baustein fuer die nachvollziehbare und nachpruefbare Verarbeitung und Aufbewahrung steuerlich relevanter, digitaler Unterlagen abgedeckt.

Im Kern hilft dokutar dabei, die typischen Bestandteile einer Verfahrensdokumentation konsistent zu erfassen, darunter allgemeine Angaben, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Der Ansatz ist darauf ausgelegt, ohne umfangreiche Vorkenntnisse durch die notwendigen Inhalte zu fuehren und die Dokumentation bei Aenderungen fortzuschreiben. Regelmaessige Aktualisierungen unterstuetzen dabei, die Dokumentation an geaenderte Vorgaben anzupassen.

Zu den abgedeckten Themenbereichen zaehlen unter anderem Belegablage, Kassenfuehrung, ersetzendes Scannen und IT Dokumentation. Fuer die Belegablage lassen sich Belegarten, Ablageorte und bei Nutzung eines Dokumentmanagementsystems auch DMS Angaben und Indexierungslogiken erfassen. In der Kassenfuehrung koennen mehrere Kassen abgebildet werden, inklusive Zustaendigkeiten und Ablage relevanter Nachweise. Beim ersetzenden Scannen werden Prozessschritte wie eingesetzte Hardware, Freigaben, Lesbarkeitskontrollen und Vernichtung von Belegen dokumentiert. Die IT Dokumentation ermoeglicht das Festhalten von eingesetzter Hard und Software, Zustaendigkeiten, Backups und weiteren Rahmenbedingungen der digitalen Verarbeitung.

Ergaenzend stellt dokutar vordefinierte Geschaeftsprozesse bereit und ermoeglicht bei Bedarf die Anlage individueller Prozesse. Zudem lassen sich ergaenzende Unterlagen wie Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanleitungen anhaengen, um vorhandene Dokumente in die Gesamtdokumentation einzubinden. Ein zentrales Element ist die Versionierung: Festgeschriebene Versionen erhalten Versionsnummer und Versionsdatum und koennen anschliessend nicht mehr veraendert werden, wodurch Aenderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Fuer wiederkehrende Angaben bietet dokutar die zentrale Verwaltung von Listen, etwa zu Mitarbeitern, externen Dienstleistern, Hardware, Software, Zugangsgruppen und Ablageorten, die sich in den Fragekatalogen ueber Auswahlfelder konsistent verwenden lassen. Fuer Beratungsumfelder ist eine mandantenfaehige Nutzung vorgesehen, sodass Steuer und Unternehmensberater Verfahrensdokumentationen fuer Mandanten erstellen und verwalten koennen. Ergaenzende Inhalte wie Blog, Glossar, FAQ sowie Hilfe und Tutorials unterstuetzen die Einordnung wichtiger Begriffe und typischer Fragestellungen rund um GoBD, Betriebspruefung und Kassen Nachschau. Weitere Informationen unter https://www.dokutar.de.