KigaRoo – IT & Software

KigaRoo ist eine Softwarelösung für Kitas, Kindertagesstätten und Träger, die Verwaltungsaufgaben automatisiert und die Organisation sowie Kommunikation im Alltag strukturiert.

Im Mittelpunkt steht die Entlastung bei wiederkehrenden Prozessen: KigaRoo unterstützt bei der Einrichtungsverwaltung sowie bei der Kinderverwaltung und bildet typische Anforderungen wie Anmeldungs und Wartelistenmanagement, Gruppen und Mitarbeiterverwaltung sowie eine zentrale Datei und Dokumentenablage ab. Für die Planung im Betrieb lassen sich Tages und Wochenabläufe organisieren und Abwesenheiten erfassen, etwa wenn Kinder krankgemeldet werden oder sich Bring und Abholzeiten ändern. Eine Tablet Ansicht erleichtert dabei das schnelle Erfassen von Zeiten, Abwesenheiten und internen Notizen.

Ein wesentlicher Bestandteil ist die Abrechnung inklusive Rechnungsverwaltung. Gebühren lassen sich flexibel hinterlegen, mit Gebührenstufen und Preishistorie abbilden und bei Bedarf auch rückwirkend anpassen. Automatische Folgebeiträge helfen, Alterswechsel und die dazugehörigen Gebühren ohne manuelle Nachpflege zu berücksichtigen. Zeitkonten am Kind machen sichtbar, ob gebuchte Betreuungseinheiten ausreichen, und Überziehungszeiten können für die Abrechnung übernommen werden. Zuschüsse unterschiedlicher Zuschusszahler lassen sich je Kind erfassen und auswerten. Für den Zahlungsverkehr kann eine SEPA Lastschriftdatei bereitgestellt werden. Zudem unterstützt KigaRoo eRechnungen im Format ZUGFeRD Factur X und bietet FiBu Schnittstellen, unter anderem zu DATEV, Diamant, mpsNF, NSK und HS, um Daten an Buchhaltung oder Steuerberatung zu übergeben.

Für Teams in der Einrichtung bietet KigaRoo Funktionen zur Personal und Einsatzplanung, inklusive automatischer Berechnung des Personalbedarfs anhand vorgegebener Personalschlüssel für unterschiedliche Bundesländer. In der Mitarbeiterverwaltung lassen sich Stammdaten, Qualifikationen und Vertragsdaten verwalten, während Urlaub, Krankheit oder Fortbildungen im Dienstplan nachvollziehbar bleiben. Aufgaben können im Team verteilt, Verantwortlichkeiten festgelegt und Fälligkeiten im Blick behalten werden. Auswertungen, Statistiken und individuelle Listen unterstützen dabei, Daten gezielt auszuwerten und bei Bedarf nach Excel zu exportieren.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Elternkommunikation. KigaRoo stellt dafür eine Eltern App sowie ein Eltern Portal bereit und ermöglicht das Teilen von Terminen, Neuigkeiten, Dateien und Fotoalben mit gezielten Freigaben. Integrierte Chatfunktionen unterstützen Gruppen Chats und vertrauliche Einzel Chats zwischen Bezugspersonen und Einrichtung. Für mehrsprachige Familien gibt es eine automatische Übersetzung bestimmter Inhalte wie Neuigkeiten, Speiseplan Einträge und Chatnachrichten. Optional kann ein Stimmungsbarometer genutzt werden, um Befindlichkeiten wie Essen, Schlafen oder Wickeln tagesaktuell zu dokumentieren und den Bezugspersonen bereitzustellen.

Dokumente und Prozesse lassen sich ebenfalls digital abbilden, etwa durch Briefvorlagen mit Platzhaltern, Versandhistorie und einen eSignatur Prozess für Betreuungsverträge inklusive Unterschriftenmappe. Ein Hinweissystem kann an auslaufende Zuschüsse, notwendige Impfungen oder Nachweise erinnern. Rechtesysteme und rollenbasierte Zugänge helfen, Informationen gezielt zu steuern. Weitere Informationen zum Angebot von KigaRoo stehen unter https://www.kigaroo.de.