kiroku – IT & Software

kiroku ist eine Software für die automatische Dokumentenerstellung in Unternehmen und verbindet Daten, Layout und Corporate Design zu konsistenten Ausgaben.

Das System verarbeitet vorhandene Datenbestände und erstellt daraus vollautomatisiert Dokumente nach individuellen Vorlagen. Dabei stehen eine fehlerfreie Datenübertragung und die Vermeidung von Medienbrüchen im Mittelpunkt, sodass typische Probleme klassischer Textverarbeitung wie Tippfehler oder Layoutverschiebungen reduziert werden. Dokumente werden sicher abgelegt und lassen sich in bestehende IT Landschaften integrieren, damit Daten auf Knopfdruck in die vorgesehenen Bausteine eines Layouts einfliessen.

kiroku trennt Inhalt und Layout und unterstützt damit eine saubere Pflege von Texten, Vorlagen und Design. Änderungen am Corporate Design können zentral umgesetzt werden, ohne dass Inhalte neu aufgebaut werden müssen. Für Teams ist zudem eine Änderungskontrolle vorgesehen, bei der Text und Layout getrennt voneinander versioniert werden können. Das erleichtert die Nachvollziehbarkeit bei Anpassungen und hilft, Dokumente über längere Zeit konsistent zu halten.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die Massenverarbeitung: kiroku kann grosse Mengen an PDF Dokumenten automatisiert erzeugen, wenn viele Empfänger, Varianten oder Stichtage zu bedienen sind. Als Einsatzfelder werden unter anderem Finanzen, Personalabteilung, Rechtsabteilungen und Kanzleien, Ein und Verkauf, Marketing sowie allgemeine Informationsverarbeitung genannt. In der Finanzpraxis wird die Versionierung und Archivierung mit Zeitstempel als hilfreich beschrieben, etwa um eine GoBD konforme Dokumenterstellung und Ablage zu vereinfachen. In HR lassen sich Personaldokumente individualisieren und auch in hoher Anzahl generieren. Im rechtlichen Umfeld unterstützt kiroku die Bearbeitung und Anpassung rechtssicherer Dokumente, während im Vertrieb und Einkauf Verträge, Angebote und ähnliche Unterlagen mit passendem Layout, Inhalt und Empfänger automatisiert erstellt werden können. Im Marketing werden auch Formate wie Newsletter, E Mails oder Umfragen als automatisierbare Ausgaben genannt.

Zur Veranschaulichung sind verschiedene Dokumenttypen als Beispiele vorgesehen, darunter einfacher Brief, Zeugnis, technisches Dokument und Visitenkarten, ergänzt um eine Sandbox sowie ein IT Quiz. Als Referenz wird eine Anwendung bei der NATIONAL BANK AG beschrieben, bei der anhand aufbereiteter Datenbestände zum Stichtag mehr als 50.000 PDF A Dokumente konform zur EU Richtlinie 2014 92 EU generiert werden. Ausserdem wird ein Einsatz in der Softwareentwicklung genannt, bei dem mehrere Autoren interne Dokumentation bearbeiten und versionieren, unter anderem mit Git. Weitere Informationen sind unter https://www.kiroku-just-write.de zusammengefasst.