EINFACH DIGITALe Protokolle – IT & Software

EINFACH DIGITALe Protokolle bietet eine Softwarelösung, mit der Unternehmen Protokolle, Formulare, Berichte und Checklisten digital erfassen, planen und auswerten. Der Fokus liegt auf schlankeren Prozessen bei Prüfungen, Wartungen und Dokumentationen, damit wiederkehrende Aufgaben strukturiert ablaufen und Informationen konsistent vorliegen.

Das System unterstützt die Prozessdigitalisierung von typischen Arbeitsabläufen wie Sicherheitsprüfungen und Unfallverhütung, Abnahme und Übergabeprotokollen, Besichtigung und Inspektion, Mängelerfassung und Restarbeiten, Bestandserfassung und Inventur, Kundenbesuchsberichten, Besprechungsprotokollen sowie Produkt- und Chargenprüfungen. Auch Risikobeurteilung und Analyse werden als Einsatzfeld genannt. Damit richtet sich das Angebot an Teams, die regelmässig vor Ort dokumentieren müssen, etwa im technischen Aussendienst, in Service- und Reparaturprozessen oder in der Verwaltung von Objekten und Anlagen.

Technisch stehen mobile Apps mit Offlinefunktionalität und eine Web App zur Verfügung. Erfasste Daten lassen sich in Berichte überführen, wobei ein frei gestaltbares PDF Layout erwähnt wird. Für die Datenerfassung werden Funktionen wie NFC Scan zur automatischen Befüllung von Protokollen sowie die Möglichkeit für Zeichnungen genannt. Mehrsprachigkeit und eine einfache Bedienung sind ebenfalls Bestandteil des Konzepts, damit Mitarbeitende im Feld ebenso wie im Büro mit denselben Formularen arbeiten können.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf Prozessautomatisierung und Planung: Wiederkehrende Wartungen und Prüfungen können so organisiert werden, dass Termine rechtzeitig auf den Geräten der Mitarbeitenden erscheinen. Ergänzend werden Zusammenarbeit, konsistente Datenerfassung und einfache Datenanalyse als Ziele beschrieben, um manuelle Nacharbeit wie Abtippen, Scannen, Ablegen und Suchen von Dokumenten zu reduzieren.

Für die Einbindung in bestehende Systemlandschaften nennt EINFACH DIGITALe Protokolle Integrationen sowie moderne Schnittstellen und Exporte. Dadurch eignet sich die Lösung insbesondere dort, wo vorhandene ERP oder CRM Systeme die benötigten Protokoll- und Checklistenprozesse nicht ausreichend abdecken. Branchenlösungen werden unter anderem für Schädlingsbekämpfung, Reparatur Service, Immobilien und Hausverwaltung sowie das Bauwesen aufgeführt.

Der Projektablauf umfasst persönliche Demo, Zweitgespräch, Kick Off Workshop sowie einen Umsetzungs Service, bei dem individuelle Protokolle, Formulare und Checklisten erstellt werden. Schulung und Support sind als begleitende Leistungen genannt, ebenso Tutorials. Weitere Informationen stehen unter https://protokolle.digital.