Rechnungsverwalter – IT & Software

Rechnungsverwalter ist eine Software zum Erstellen, Verwalten und Versenden von Rechnungen sowie weiteren Geschäftsdokumenten. Sie unterstützt dabei, wiederkehrende Arbeitsschritte in der Rechnungserstellung zu vereinfachen, Dokumente einheitlich zu gestalten und Abläufe rund um Kunden, Belege und Finanzen strukturiert zu organisieren.

Im Mittelpunkt steht die schnelle Rechnungserstellung auf Basis vorformatierter Dokumente, bei denen Rechnungsempfänger und Positionen eingetragen werden. Bereits erfasste Daten lassen sich für neue Rechnungen übernehmen, wodurch sich wiederkehrende Vorgaben konsistent nutzen lassen. Neben Rechnungen stehen Vorlagen für Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Geschäftsbriefe, Erinnerungen und Lieferscheine zur Verfügung. Dokumente können dupliziert, als Vorlagen genutzt und inhaltlich weiterverarbeitet werden, etwa indem ein Lieferschein mit wenigen Klicks in eine Rechnung umgewandelt wird. Erstellte Dokumente lassen sich als PDF speichern und bei Bedarf zu einem gemeinsamen PDF zusammenführen, zum Beispiel beim Import vorhandener Rechnungen aus Excel.

Zur Organisation gehört eine Kundenverwaltung, in der einmal eingegebene Informationen kundenspezifisch gespeichert und später erneut in Dokumente eingefügt werden. Für die Ersteinrichtung gibt es einen Installationsmanager sowie einen Assistenten für Standardeinstellungen. Darüber hinaus lassen sich zentrale Bausteine wie mehrere Adressen, Textbausteine, Zahlungsarten, Fusszeilen und typische Rechnungspositionen hinterlegen, um je nach Fall passende Kombinationen auszuwählen. Wer eigene Layouts umsetzen möchte, kann mit einfachen HTML-Kenntnissen individuelle Rechnungsvorlagen erstellen und in das Programm einbinden; zusätzlich ist ein kostenpflichtiger Anpassungs Service auf Anfrage vorgesehen.

Beim Versand unterstützt Rechnungsverwalter sowohl den direkten E Mail Versand aus dem Programm als auch einen optionalen Post Service. Für bestehende Datenbestände ist eine Importfunktion vorgesehen, um Rechnungen aus Excel zu übernehmen. Im Bereich Finanzen bietet das Programm Funktionen zur Führung eines Kassenbuchs und Unterstützung bei der Umsatzsteuer Voranmeldung gemäss Paragraph 18 UStG, um relevante Informationen nachvollziehbar zu erfassen und auszuwerten.

Ergänzend gibt es einen Online Update Service, bei dem die installierte Anwendung regelmässig nach Aktualisierungen sucht und diese bei Verfügbarkeit installieren kann. Für Rückfragen und Problemlösungen stehen ein Ticket System sowie ein Forum zur Kommunikation bereit. Beim Thema Datensicherheit wird hervorgehoben, dass Daten lokal auf dem Endgerät gespeichert werden; für eine Online Version wird Hosting auf deutschen Servern und eine starke Verschlüsselung genannt. Zusätzlich sind Beispielrechnungen sowie Informationsartikel zur ordnungsgemässen Rechnungsstellung und zur Rechnungslegung mit ausländischen Geschäftspartnern verfügbar. Mobile Varianten für Android und iPhone ergänzen das Angebot, ebenso wie kostenpflichtige Zusatzmodule wie Zeiterfassung und E Mail Massenversand. Weitere Informationen: https://rechnungsverwalter.de