ViPo – IT & Software

ViPo ist ein virtueller Portier für den digitalen Empfang und automatisiert das Besuchermanagement an Rezeptionen und Firmenempfängen. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Gäste rund um die Uhr professionell zu begrüssen und Front-Desk-Abläufe zu standardisieren, ohne dass manuelle Prozesse im Mittelpunkt stehen müssen.

Im Kern kombiniert ViPo einen 24/7 virtuellen Empfang mit integrierter Telefonie und einem Besuchermanagement-Tool. Dazu gehören Funktionen wie Vorregistration, einfacher Checkin, automatischer Benachrichtigung des Gastgebers sowie optionaler Badgedruck. Für Umgebungen mit erhöhten Anforderungen lässt sich zudem eine Sicherheitsunterweisung einbinden, damit Besucher über Verhaltensregeln informiert werden und sich die durchgeführte Unterweisung nachweisen lässt. Der Ansatz ist auf moderne, datenschutzgerechte Abläufe ausgelegt und eignet sich besonders für Organisationen, die wiederkehrende Besucherströme effizient steuern möchten.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der schnellen Orientierung am Empfang: Eine Kontaktliste und ein Mieterverzeichnis helfen dabei, die richtige Ansprechperson zu finden. Für Mehrparteiengebäude ist eine Multiuser-Variante vorgesehen, die einen digitalen Mieterspiegel sowie getrennte Mandanten für die Pflege von Kontakten und Begrüssungen pro Mieter ermöglicht. Die telefonische Kontaktaufnahme erfolgt direkt über den virtuellen Portier, ohne dass zusätzliche Geräte erforderlich sind und ohne dass Telefonnummern sichtbar werden.

Für den Zutritt kann ViPo als Türöffner genutzt werden, sodass Mitarbeitende die Türe für Besucher vom Arbeitsplatz aus freigeben können. Zusätzlich sind Integrationen vorgesehen, um bestehende Prozesse einzubinden: Besucherbegrüssungen lassen sich aus dem Exchange-Kalender übernehmen, und eine Anbindung an MS Entra unterstützt dabei, Kontaktlisten aktuell zu halten. Auch die Einbindung in Kommunikationsumgebungen wie MS Teams wird thematisiert, ebenso wie Optionen für Videoanrufe, je nach Einsatzszenario.

Als Gesamtsystem setzt ViPo auf robuste Kiosk-Hardware in Kombination mit sicherer, cloudbasierter Software. Verfügbar sind unterschiedliche Ausführungen, etwa zur Wandmontage, als freistehende Stele oder als kompakte Variante für Theken und beengte Platzverhältnisse. Damit lässt sich der digitale Empfang an die jeweilige Rezeption und das gewünschte Erscheinungsbild anpassen, von schlanken Einstiegslösungen bis zu grossformatigen Systemen für repräsentative Standorte.

Typische Einsatzfelder sind Unternehmensstandorte mit Empfangsbereich, Gebäude mit mehreren Mietern oder Abteilungen sowie Organisationen, die Besucherregistrierung, Gastgeberbenachrichtigung und Zutrittsprozesse konsistent abbilden möchten. Weitere Informationen zum Angebot von ViPo stehen unter https://www.virtueller-portier.ch.